Rechtliches

Personal AI Assistant – Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die App Personal AI Assistant von i3 Software Solutions (die „App“) personenbezogene Daten verarbeitet, einschließlich Daten aus Ihrem Google-Konto. Für unsere anderen Apps und unsere Website gelten eigene Datenschutzerklärungen (Apps, Website).

1. Verantwortlicher

i3 Software Solutions UG (haftungsbeschränkt)
Stolberger Straße 146
52068 Aachen, Deutschland
Vertreten durch: Umme Salma Sadia (Geschäftsführerin)
E-Mail: contact@i3softwaresolutions.de
Telefon: 0177 6664715

2. Was die App macht

Die App hilft einem Haushalt, seine privaten und geschäftlichen Dokumente an einem Ort zu verwalten. Sie laden ein Dokument hoch (ein Foto oder eine PDF); die App liest es mit KI, ordnet es der passenden Kategorie zu, verknüpft es mit den betroffenen Personen und Unternehmen, entnimmt wichtige Angaben (zum Beispiel eine Steuer-ID oder ein Ablaufdatum) und schlägt Aufgaben vor. Sie bestätigen alles, bevor es gespeichert wird. Außerdem können Sie Fragen zu Ihren Dokumenten stellen.

Die Originaldateien werden in Ihrem eigenen Google Drive gespeichert, in einem Ordner „Assistant“, den die App anlegt. Die App befindet sich in einer frühen Version und steht nur eingeladenen Nutzern zur Verfügung.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Ihr Haushalt und Ihre Unternehmen

Ihre Angaben bei der Einrichtung: Namen, Geschlecht, optional Geburtsdaten und wie die Personen in Ihrem Haushalt mit Ihnen verwandt sind; Ihre Unternehmen, deren Rechtsform und Inhaber.
Personen, Unternehmen und Organisationen, die später hinzukommen – durch Sie oder aus Ihren bestätigten Dokumenten.

3.2 Ihre Dokumente und die Angaben darin

Die Dokumente, die Sie hochladen, zum Beispiel Ausweise, Urkunden, Steuerbescheide, Verträge, Kontoauszüge, Versicherungsunterlagen und Rechnungen.
Daraus gelesene Angaben, die Sie bestätigen: zum Beispiel Namen, Adressen, Daten, Steuer- und Versicherungsnummern, Bankverbindungen, Beträge und Fristen, eine kurze Zusammenfassung und die Kategorie.
Aufgaben, die aus Dokumenten entstehen oder die Sie selbst anlegen.
Gesundheitsdokumente. Wenn Sie Dokumente mit Gesundheitsbezug hochladen (zum Beispiel einen Impfpass oder einen Arztbrief), enthalten sie Gesundheitsdaten (besondere Kategorien, Art. 9 DSGVO). Wir verarbeiten sie nur, weil Sie sie hochladen, auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können, indem Sie sie löschen.

3.3 Ihre Fragen

Wenn Sie der App eine Frage stellen, werden Frage und Antwort nur verarbeitet, um Ihnen zu antworten. Unterhaltungen werden nicht gespeichert; sie sind weg, sobald Sie einen neuen Chat beginnen oder die App schließen.

3.4 Daten aus Ihrem Google-Konto

Wenn Sie Google Drive verbinden, melden Sie sich auf der Seite von Google an. Ihr Google-Passwort erhalten wir nie. Die App fordert nur eine Berechtigung an: https://www.googleapis.com/auth/drive.file („Nur die spezifischen Google Drive-Dateien sehen, bearbeiten, erstellen und löschen, die Sie mit dieser App verwenden“). Damit kann die App nur auf Dateien zugreifen, die sie selbst angelegt hat; andere Dateien in Ihrem Drive kann sie weder sehen noch lesen noch ändern.

Die App nutzt diese Berechtigung nur, um

einmalig den Ordner „Assistant“ in Ihrem Drive anzulegen;
die Dokumente, die Sie in der App hinzufügen, in diesen Ordner hochzuladen;
eines dieser Dokumente wieder herunterzuladen, wenn Sie es in der App öffnen, herunterladen oder teilen;
zu prüfen, ob ein gespeichertes Dokument noch vorhanden ist.

Sie listet, durchsucht, überwacht oder synchronisiert Ihr Drive nie, und Dateien, die Sie selbst in den Ordner legen, werden nicht übernommen. Wir speichern: Ihre Google-Konto-ID und E-Mail-Adresse, ein Aktualisierungstoken, mit dem die App auf die von ihr angelegten Dateien zugreifen kann, die ID des Ordners „Assistant“ sowie ID, Name, Größe und Typ jeder von der App hochgeladenen Datei.

3.5 Technische Daten

Wenn Sie die App nutzen, verarbeitet unser Server technische Daten wie Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt der Anfrage und Fehlerprotokolle. Wir nutzen sie, um die App zu betreiben, sie sicher zu halten und Fehler zu beheben.

4. Nutzung von Google-Nutzerdaten (Limited Use)

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die die App über Google-APIs erhält, an andere Apps erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Insbesondere gilt:

Wir nutzen Daten aus Ihrem Google Drive nur für die oben beschriebenen Funktionen, die Sie in der App sehen und steuern.
Wir geben sie nicht an andere weiter, außer soweit es für diese Funktionen nötig ist (siehe Abschnitt 6), gesetzlich vorgeschrieben ist oder im Rahmen einer Fusion oder Übernahme mit vorheriger Mitteilung an Sie.
Wir nutzen sie nicht für Werbung und verkaufen sie nicht.
Niemand bei i3 Software Solutions liest sie, außer Sie bitten uns darum (zum Beispiel für Support), es ist für die Sicherheit oder zur Aufklärung von Missbrauch nötig, oder das Gesetz verlangt es.
Wir nutzen sie nicht – und erlauben anderen nicht, sie zu nutzen –, um allgemeine KI- oder Machine-Learning-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung der App – Ihre Haushalts- und Unternehmensdaten, Dokumente, entnommene Angaben, Aufgaben, Antworten auf Ihre Fragen und die Verbindung zu Google Drive – zur Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Gesundheitsdaten in Dokumenten, die Sie hochladen – Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Sicherheit, Stabilität und Fehlerbehebung anhand technischer Daten – unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Aufbewahrung, soweit gesetzlich vorgeschrieben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

6. Dienstleister und Empfänger

Server und Datenbank der App betreiben wir auf unseren eigenen Servern in Deutschland. Wir nutzen folgende Anbieter:

Anbieter	Wofür	Wo
Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland	Speicherung Ihrer Dokumente in Ihrem eigenen Google Drive (Ihr eigenes Google-Konto; es gelten die Bedingungen und die Datenschutzerklärung von Google)	Rechenzentren von Google; siehe Abschnitt 7
Anthropic, PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA	Lesen von Dokumenten (KI-Modell „Claude“) und Beantworten Ihrer Fragen. Es wird nur der für die Aufgabe nötige Inhalt übermittelt. Nach den kommerziellen Bedingungen von Anthropic wird er nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nach begrenzter Zeit gelöscht (in der Regel innerhalb von 30 Tagen).	USA; siehe Abschnitt 7

Anthropic ist unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Liest die App ein Dokument, das in Ihrem Drive gespeichert ist (zum Beispiel um es erneut zu lesen), wird dessen Inhalt nur für die von Ihnen gewünschte Funktion an Anthropic übermittelt, wie in Abschnitt 4 beschrieben.

7. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Anthropic hat seinen Sitz in den USA, und Google kann Daten außerhalb der EU verarbeiten. Bei Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Anbieter zertifiziert ist, sowie auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) in den Datenverarbeitungsbedingungen der Anbieter.

8. Speicherdauer

Dokumente (Originaldateien): in Ihrem Google Drive im Ordner „Assistant“. Sie bleiben dort, bis Sie sie löschen – auch nachdem Sie die App getrennt haben.
Haushaltsdaten, entnommene Angaben und Aufgaben: solange Sie die App nutzen; gelöscht, wenn Sie die Löschung verlangen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Dokumente, die Sie im Posteingang verwerfen: daraus wird nichts gespeichert; das Original bleibt in Ihrem Drive, bis Sie es löschen.
Fragen und Antworten: werden nicht gespeichert.
Google-Verbindung: wenn Sie Google Drive in der App trennen, widerrufen wir den Zugriff der App bei Google und löschen das Aktualisierungstoken.
Technische Protokolle: kurzzeitig, in der Regel höchstens 30 Tage.

9. Zugriff widerrufen und Daten löschen

Sie können Google Drive jederzeit in der App unter Einstellungen trennen. Sie können den Zugriff der App auch direkt in Ihrem Google-Konto unter Drittanbieter-Apps und -Dienste entfernen; die App erscheint dort als „Personal AI Assistant by i3“. Dadurch werden die Dateien in Ihrem Drive nicht gelöscht; den Ordner „Assistant“ können Sie selbst löschen.

Wenn Sie möchten, dass wir alle Daten über Sie löschen, schreiben Sie an contact@i3softwaresolutions.de. Wir löschen sie innerhalb von 30 Tagen.

10. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21) sowie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Wenden Sie sich dazu an contact@i3softwaresolutions.de.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

11. Sicherheit

Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Der Zugang zur App ist auf berechtigte Nutzer beschränkt. Das Google-Token liegt nur auf unserem Server und wird in der App nie angezeigt, und die Google-Berechtigung der App ist auf die von ihr angelegten Dateien beschränkt. Sensible Werte wie Ausweis- und Kontonummern werden in der App maskiert angezeigt, bis Sie sie aufdecken.

12. Kinder

Eltern können in der App Dokumente über ihre Kinder speichern. Die App ist nicht zur Nutzung durch Personen unter 16 Jahren bestimmt.

13. Änderungen

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Die aktuelle Fassung finden Sie immer auf dieser Seite, mit ihrem Stand oben.